Система бронирования рабочих мест

Полная инструкция по использованию системы

Версия 2.1 | АО «Мособлгаз»
Начало работы Бронирование Карта мест Гибкий график Роли FAQ Поддержка

Начало работы

  • 1
    Вход в систему

    Для входа в систему используйте свои корпоративные учётные данные:

    • Логин: ваш корпоративный логин (доменная учётная запись)
    • Пароль: пароль от корпоративной учётной записи
    Вход через внешние сервисы

    Вы также можете войти используя СБИС или другие OAuth-провайдеры (Google, GitHub, Microsoft), если эта опция включена администратором.

  • 2
    Главная панель

    После входа вы попадаете на главную панель управления, где представлены:

    • Статистика — общее количество мест, свободные, занятые и ожидающие бронирования
    • Карта мест — интерактивная схема офиса с расположением рабочих мест
    • Список мест — таблица со всеми рабочими местами с фильтрацией и поиском
  • 3
    Типы рабочих мест

    В системе представлены два типа рабочих мест:

    • 🖥️ Моноблок (Desktop) — обозначается кругом на карте
    • 💻 Ноутбук (Laptop) — обозначается треугольником на карте

Как забронировать рабочее место

  • 1
    Выберите место

    На интерактивной карте кликните по свободному рабочему месту:

    • Зелёный — место свободно, можно бронировать
    • Синий — свободно, разрешён гибкий график (можно выбрать любое время)
    • Оранжевый — место забронировано на будущее (можно посмотреть информацию)
    • Красный — место занято в данный момент

    Также можно переключиться на режим "Список" и найти нужное место в таблице.

  • 2
    Выберите дату и время

    В открывшемся окне выберите дату и время бронирования:

    • Режим "только полный день" — выбор даты, бронирование на весь рабочий день (9:00-18:00). Активен по умолчанию для большинства мест.
    • Гибкий режим — для мест с синим цветом доступен выбор произвольного времени начала и окончания.
    Важно!

    Бронирование возможно только в рабочее время (9:00 - 18:00). При выборе даты система покажет существующие бронирования и предупредит о пересечениях.

  • 3
    Подтверждение

    Нажмите кнопку "Забронировать". После успешного бронирования:

    • Место на карте станет красным (занято) или оранжевым (ожидает)
    • На указанную почту придёт письмо-подтверждение с ICS-файлом для добавления в календарь
    • Бронирование появится в разделе "Мои бронирования"
    Совет

    Вы можете скачать ICS-файл из раздела "Мои бронирования" и добавить событие в Google Календарь, Outlook или Apple Календарь.

Работа с картой

  • 1
    Навигация по зонам

    Сверху над картой расположены кнопки переключения между зонами (этажами/секторами). Нажмите на нужную зону, чтобы увидеть расположение рабочих мест.

    Зона "Без зоны" (с жёлтым значком) доступна только администраторам и руководителям и содержит рабочие места без привязки к зоне.

  • 2
    Цветовая индикация

    Цвет метки на карте показывает статус рабочего места:

    Зелёный — Место свободно, можно забронировать
    Синий — Место свободно, разрешён гибкий график бронирования
    Красный — Место занято в данный момент
    Оранжевый — Место забронировано на будущее
  • 3
    Просмотр информации

    Нажмите на любую метку, чтобы:

    • Для свободного места — открыть форму бронирования
    • Для занятого места — увидеть кто забронировал и до какого времени
    • Для места с гибким графиком — открыть форму с возможностью выбора произвольного времени
Для администраторов

Вы можете включать "Режим перемещения", чтобы перетаскивать метки на карте и изменять их положение. Также доступны:

  • Изменение размера меток
  • Создание новых мест двойным кликом по пустому месту
  • Редактирование названий и описаний через админ-панель

Гибкий график бронирования

Что такое гибкий график?

Для некоторых рабочих мест администратор может отключить режим "только полный день". Это позволяет пользователям выбирать произвольное время бронирования, а не только на весь рабочий день.

  • 1
    Как определить место с гибким графиком

    На карте такие места обозначаются синим цветом. В списке мест у них отображается значок "Гибкий график".

  • 2
    Бронирование с гибким графиком

    При клике на синее место открывается форма бронирования с выбором:

    • Начало бронирования — выберите желаемое время начала
    • Окончание бронирования — выберите время окончания
    Преимущества

    Гибкий график позволяет бронировать место только на нужный промежуток времени, например, на 2 часа для встречи или на утренние часы.

  • 3
    Управление исключениями (для администраторов)

    Администратор может управлять списком исключений в разделе "Настройки бронирования":

    • Поиск по названию рабочего места
    • Фильтр по статусу исключения (все / с исключением / без исключения)
    • Пагинация для удобного просмотра списка
    • Включение/отключение исключения для любого места

Роли и права доступа

В системе предусмотрены три роли с разными уровнями доступа:

👤 Пользователь
  • Просмотр карты и списка рабочих мест
  • Бронирование свободных мест
  • Просмотр и отмена своих бронирований
  • Скачивание ICS-файлов
  • Ограничение: только одно активное бронирование одновременно
👔 Руководитель (Супервайзор)
  • Все права обычного пользователя
  • Просмотр информации о том, кто забронировал любое место
  • Отмена любых бронирований (кроме завершённых)
  • Просмотр административной панели (только просмотр)
⚙️ Администратор
  • Все права руководителя
  • Управление пользователями (создание, редактирование, удаление)
  • Управление рабочими местами и зонами
  • Настройка SMTP, LDAP, OAuth
  • Управление SSL-сертификатами
  • Резервное копирование и восстановление
  • Импорт/экспорт пользователей в CSV
  • Редактирование карты (перемещение меток, изменение размера)
  • Управление исключениями для гибкого графика
  • Очистка истории бронирований

Часто задаваемые вопросы

Забыл пароль. Что делать?
Обратитесь к администратору системы или в службу поддержки для сброса пароля. Если используется LDAP-аутентификация, используйте корпоративный пароль.
Почему я не могу забронировать место?
Возможные причины:
  • У вас уже есть активное бронирование (ограничение — одно бронирование на пользователя)
  • Выбранное время пересекается с другим бронированием
  • Время бронирования вне рабочего дня (9:00-18:00)
  • Место уже забронировано другим пользователем
  • Дата начала бронирования в прошлом
Как добавить бронирование в календарь?
После бронирования на почту приходит письмо с вложенным ICS-файлом. Откройте вложение, чтобы добавить событие в ваш календарь. Также вы можете скачать ICS-файл в разделе "Мои бронирования".
Как отменить бронирование?
Перейдите в раздел "Мои бронирования", найдите нужное бронирование и нажмите кнопку "Отменить". Отмена возможна только для активных и будущих бронирований. Завершённые бронирования отменить нельзя.
Что означают зоны на карте?
Зоны — это логические группы рабочих мест, обычно соответствующие этажам, секторам или отделам. Вы можете переключаться между зонами с помощью кнопок над картой.
Как работает режим перемещения на карте?
Режим перемещения доступен только администраторам. Включите его кнопкой "Режим перемещения", затем перетаскивайте метки в нужное положение. После перемещения новые координаты автоматически сохраняются.
Что такое гибкий график и как его использовать?
Гибкий график — это возможность бронировать место на произвольный промежуток времени, а не на весь рабочий день. Места с гибким графиком отображаются синим цветом на карте. При бронировании такого места вы можете выбрать время начала и окончания самостоятельно.
Приходят ли напоминания о бронировании?
Да, система отправляет напоминания на электронную почту за 24 часа, 1 час и 15 минут до начала бронирования. Напоминания можно настроить в разделе "Настройки напоминаний" в административной панели.

Служба поддержки

Корпоративная поддержка

Электронная почта: helpdesk@mosoblgaz.ru

Часы работы: Пн-Пт, 9:00 - 18:00

Технические вопросы

При возникновении технических проблем или ошибок в работе системы, пожалуйста, сообщайте в службу поддержки с указанием:

  • Даты и времени возникновения проблемы
  • Текста ошибки (если есть)
  • Действий, которые привели к ошибке
  • Скриншота (если возможно)
Предложения по улучшению

Если у вас есть идеи по улучшению системы, пожалуйста, направляйте их в службу поддержки. Мы ценим ваше мнение!